FRUTAS NATURALES es una empresa familiar de origen murciano, cuya marca comercial es BICI. Fue fundada en 1980, con la ilusión y espíritu de conseguir que sus clientes tuvieran un limón acorde a sus exigencias y que los agricultores con los que colaborase vieran compensado el esfuerzo realizado en la producción del limón. Con el propósito de mantener el suministro continuado de limón durante todo el año, desde 1990 se importa limón desde el hemisferio sur cuando el limón de origen español es insuficiente.
Situación
En su evolución por ahorrar almacenamiento de papel y dar un paso más hacia la Oficina Sin Papeles, FRUTAS NATURALES se puso en contacto con NOVAC para buscar una alternativa al archivado de documentos, que hasta entonces se hacía en carpetas físicas, ocupando una sala entera para su almacenamiento.
Antes de la implantación de la suite de Gestión Documental, FRUTAS NATURALES gestionaba su documentación de los pedidos de sus clientes en formato papel, almacenándolos en carpetas por expedientes, lo que ocasionaba que la clasificación y búsqueda requiriese un tiempo considerable para el personal, además del almacenamiento físico de la documentación en papel.
Además, FRUTAS NATURALES buscaba una solución que se integrase con su actual programa de gestión, con el fin de minimizar el tiempo en la indexación de los documentos en la nueva plataforma.
Solución
NOVAC, como socio tecnológico de FRUTAS NATURALES, propone la solución MyDOC para la Gestión de la Documentación, tanto proveniente del ERP, como la documentación anexa.
FRUTAS NATURALES gestiona varios tipos de documentos (pedidos de clientes, boletines, albaranes, facturas a clientes, CMRs…), para los cuales se les ha creado un repositorio documental dentro de la solución. Por cada tipo de documento, se ha establecido una serie de etiquetas o metadatos, con el fin de tener los documentos indexados correctamente para la posterior búsqueda y clasificación digital, tales como número de documento, fecha de documento, número de cliente, cliente, etc.
Cada documento viene identificado por un código de barras clave; la aplicación se encarga de recoger cada documento proveniente del ERP o del escáner y leer dicho código de barras; a continuación, identifica a qué empresa y repositorio documental pertenece; y es entonces cuando se consulta al ERP y se extraen los metadatos de forma automática, creando también de forma automática un expediente digital que relaciona todos los tipos de documentos que corresponden a un mismo pedido.
Así, con una solución ágil y fácil de usar, FRUTAS NATURALES tiene la documentación de sus empresas.
Beneficios
- Mejora de la productividad con una herramienta ágil y sencilla.
- Facilidad de incorporación de documentos debido a que los usuarios sólo tienen que digitalizarlos, o arrastrarlos a la aplicación.
- Optimización del proceso de digitalización de los documentos al no tener que hacer una división entre los documentos de una página y los de varios. MyDOC es capaz de separar documentos de manera independiente e identificar de qué tipo son a través de la lectura de código de barras.
- Búsquedas ágiles, a través de los filtros de búsqueda de la herramienta.
- Mayor seguridad a través de los permisos de usuario a diferentes niveles (administrador, supervisor, usuario de búsqueda).
- Alta disponibilidad para las búsquedas a través de los datos clave.
- Integración con ERP, con el fin de extraer información que facilite la indexación de documentos en MyDOC.
“Esta solución nos ha ayudado a tener más espacio para destinarlo a oficinas, mayor protección de la información y nos ha llevado a un considerable ahora de tiempo.”
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