MERCAMURCIA es el Centro de Distribución Logística Alimentaria más importante del sureste español. Inaugurado el 11 de diciembre de 1976, supuso una renovación en las estructuras para la comercialización de los productos alimentarios perecederos del entorno.
Ubicada en un recinto de 300.000 m2 de superficie, cuenta con Mercados Mayoristas de Frutas y Hortalizas, Pescados, Flores y Plantas, Complejo Cárnico con matadero de especies de abasto (porcino, bovino y ovino) y Zona de Actividades Complementarias donde se ubican empresas que dan servicio tanto al comercio tradicional como al sector HORECA.
Su funcionamiento garantiza el suministro de estos alimentos a la población de una amplia área de influencia: desde la Región de Murcia, con más de 1.500.000 habitantes, alcanzando también parte de las provincias limítrofes de Albacete, Almería y Alicante.
Situación
MERCAMURCIA emite una serie de documentos a sus clientes, entre ellos albaranes y facturas. Hasta ahora, dichos documentos eran gestionados en papel y enviados a sus clientes por correo postal, correo electrónico o entrega en mano. Con el fin de añadir valor empresarial, buscaban una solución web para poder depositar estos documentos en la plataforma de forma automática, y hacerlos accesibles para sus clientes en cualquier momento, con los mecanismos de seguridad necesarios.
NOVAC, organización especializada en soluciones de impresión, consultoría documental y servicios audiovisuales, propuso a MERCAMURCIA la Suite Documental MyDOC, como herramienta para cubrir sus necesidades.
Solución
Tras analizar las necesidades del cliente, NOVAC propuso MyDOC como Suite de Gestión Documental para la gestión de su documentación.
Con el asesoramiento del personal consultor de NOVAC, se definieron las estructuras y repositorios documentales que necesitaba MERCAMURCIA para tenerlos disponibles en en la plataforma web de la solución.
A los documentos emitidos desde su ERP se les añadió un código de barras con los datos representativos de los mismos, siendo estos albaranes, facturas y abonos.
La solución, de manera automática, es capaz de reconocer un lote de distintos documentos, dividirlos e irlos clasificando su número identificativo. En ese mismo instante, los documentos quedan disponibles en la plataforma y los destinatarios son avisados mediante correo electrónico de que existe un documento nuevo emitido.
Además, con los filtros establecidos, se garantiza la privacidad de los documentos de cada cliente.
Beneficios
- Disponibilidad de documentación inmediata para sus clientes ya que, conforme son emitidos, están disponibles en la plataforma, y éstos son avisados mediante notificación electrónica.
- Búsquedas ágiles, a través de los filtros de búsqueda de la herramienta, tanto a nivel de repositorio documental, como a nivel global.
- Alta disponibilidad para las búsquedas a través de los datos clave o metadatos, como por título de documento o contenido OCR.
- Sencillez de una herramienta ágil y sencilla.
- Integración con su actual ERP, en este caso a través de código de barras y extracción de datos.
- Mayor seguridad a través de los permisos de usuario a diferentes niveles. De esta manera, cada cliente ve únicamente la documentación a la cual tiene acceso.
Andrés Hernández López (Responsable Seguridad e Informática)
"La suite documental MyDoc ha quedado perfectamente integrada en nuestra página web, lo que nos está permitiendo mejorar mucho la relación con nuestros clientes, al ser un autoservicio sencillo y seguro, y que permite disponer inmediatamente de la documentación generada por el ERP, con gran ahorro de dinero y tiempo, evitando extravíos y sobre todo la necesidad de reparto manual. El proceso de implantación de la solución MyDoc ha sido rápido y estamos muy satisfechos con su funcionamiento, por lo cual lo recomendamos sin ninguna duda."
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